Sorun Çözmede İletişim

Sorun Çözmede İletişim

Gürcan Banger

Bir işe başlarken dikkat etmemiz gereken bazı noktalar var. Bu işe başka kişi veya kuruluşlarla birlikte giriyorsak o zaman bunların önemi daha da artar. Yapılacak iş konusunda karanlıkta göz kırpmamak için yapacağımız işin açıklıkla ortaya konmuş bir ifadesi olmalıdır. Kişisel ve kurumsal gelişim uzmanları bu tür netlikleri sağlamak için bazı teknikler önerirler. Örneğin yapılacak işin tanımını ve neden başarıya ulaşacağını bir dosya kâğıdına yazmakla başlayabilirsiniz. Yazarak ve çizerek çalışmak, her zaman yaratıcılığın önünü açıcı etkiler yapar.

Daha sonra bu başarı tanım belgesini farklı yaş dilimlerinde veya sosyal kategorilerde insanlara okutarak devam edebilirsiniz. Farklı özellikteki kişilerden alacağınız tepkiler, işin yeterince açık ve doğru tanımlandığı konusunda size ipuçları verecektir. Eğer yazdıklarınız, sizin anlatmak istediğiniz biçimde anlaşılıyorsa sorun yok demektir. Ama farklı yorumlar varsa, bu durumda işin (projenin) öncelikle sizin için yeterince açık, kesin ve anlaşılır olup olmadığı konusunda yeniden düşünmenizde yarar vardır. İyi ifade edememek, bir işin başarısızlığa uğramasındaki tanıdık nedenlerden birisidir.

Her işin veya projenin paydaşları vardır. Paydaşlar; o işi yürüten, o işten yararlanan veya o işten olumlu ya da olumsuz etkilenen kişi ve kuruluşlardır. Eğer ticari veya sınai bir iş yapıyorsanız, bugünün en önemli paydaşları arasında müşteriler yer alır. Bu durumda yapıalacak iş ile müşterilerin paydaşların uygunluğu konusunda emin olmak gerekir. İş, doğru seçilmiş ve tanımlanmış olsa bile müşteri seçimi (işe göre) doğru değilse başarısızlık yine kaçınılmaz olacaktır.

İş tanımı ve paydaş seçimi arasındaki ilişkiyi sosyal projelerde de öngörebiliriz. Bir sivil veya sosyal projenin tanımıyla o projeden yararlanacak olan paydaşlar arasında da doğru bir ilişki olmalıdır.

Kötü alışkanlıklarımızdan önemli bir tanesi, hesaptan hoşlanmamamızdır. Bir işe veya projeye başlarken işin gelir ve giderleri konusunda açık ve kesin olmayı başardığımız söylenemez. Halbuki ister ekonomik ister sivil her işin maliyeti ve getirileri konusunda sıkı çalışmalar yapmak gerekir. İş yaparken bütçe yapmayı ve izlemeyi yaşamımızın bir parçası haline getirmek başarının vazgeçilmez koşullarından birisidir.

Siyasette en belirgin özelliklerimizden birisi, Dünya’yı tek hareketle kurtarma merakımızdır. Bir başka deyişle; ilgilendiğimiz işin boyutları konusunda fazla gerçekçi olamıyoruz. Ekonomik bir iş yaparken kuruluşun insan kaynaklarından tutun da, hitap etmeye çalıştığımız pazarın büyüklüğüne kadar herşeyi belirsiz bırakmayı tercih ediyoruz. Ölçeklerin bilinmesi, doğru öngörülmesi önemlidir. Örneğin yanlış ölçeklenmiş bir Pazar üzerine kurulmuş bir ekonomik işin başarı şansı yüksek değildir.

Türü ne olursa olsun bir projenin başarısının ardındaki faktörlerden bir diğeri, sürekliliktir. İşi veya projeyi tanımlayan doğru göstergelerin düzenli biçimde izlenmesi gerekir. Hangi göstergelerin izleneceği ise içinde bulunulan ekonomik veya sosyal koşullara göre değişebilir. Gösterge değerlerine göre işte uygulanan politikaların değişmesi gerektiğini de unutmamak gerekir.

Bir işin başarısı için sinerji yaratmak üzere duygular önemlidir. Ama projenin uzun dönemli başarısı, o süreçte aklın ne kadar etkili ve yoğun kullanıldığına fazlasıyla bağlıdır.

Sorun çözerken
Toplum olarak sorunun kendini ortaya koymaya başladığı andaki belirtileri pek dikkate almayız. Sorun oluştuktan sonra üstüne gitmekten çekiniriz. Çözüm için ilk aklımıza geldiği biçimde davranırız. Çözüme yönelik davranışımızın sonuçlarını saptamak üzere bir kâr-zarar analizi yapmayız. Sonunda da kendimize toz kondurmamak için sorun çözmede duygusal olduğumuzu söyleyerek konuyu bağlarız.

İnsan-makine sorunlarının ilginç bir yönü vardır. Eğer sorun, makine tarafında ise bu çözümü kolay bir problemdir. Makineyi onarırsınız; bu, mümkün değilse değiştirirsiniz. Çoğunlukla olduğu gibi sorun, sistemin insan tarafından ise çözüm, muhtemelen daha zor olacaktır. Çünkü insanın geliştirilmesi için çok daha fazla kaynağa ihtiyaç olacaktır.

İçinde insanın asal unsur olarak bulunduğu bir sorunun çözümünde birinci aşama, dinleme olmalıdır. Eğer soruna taraf olan çok sayıda kişi varsa tüm farklı bakış açılarını tarafsız bir anlayışla öğrenmek yararlıdır. Anlaşılanın, karşı sorularla doğrulanması gerekebilir. Özetle; iyi dinleme olmadan soruna doğru yaklaşmak mümkün değildir.

Her sorunun yapısında onu oluşturan bileşenler ve ilişkiler bulunur. Bu nedenle sorunu oluşturan parçaları ve bu parçalar arasındaki ilişkilerin iyi anlaşılması gerekir. Bu aşamaya araştırma veya analiz diyebiliriz.

Araştırmanın önemi şu gerçekten kaynaklanır. Sorunların nedenleri olarak iki ayrı kategori görülür: Görünür nedenler ve kaynak nedenler. Görünür nedenler üzerinde kalem oynatarak ana sorunu ortadan kaldırmak mümkün değildir. Araştırmanın hedefi, sorunu oluşturan kaynak nedenleri bulmak olmalıdır. Ancak kaynak nedenlerin bulunup önem sırasına dizilmesinden sonra çözüme yönelmek gerekir.

Her sorunun paydaşları vardır. Bir sorun karşısında paydaşlar; sorunun çözümüne katılacak olanlar, sorunun çözümünden olumlu veya olumsuz etkilenenler olarak söylenebilir. Dolayısıyla yukarıda belirlenen kaynak nedenlerden hangilerine müdahale edileceği, paydaşların bu çözümden etkilenmeleri konusundaki kararla yakından ilgilidir. Örneğin motivasyon eksikliği nedeniyle başarılı olamayan bir personele bu sorununu aşması için izin vermek, onu olumlu yönde etkilerken başka çalışanlar tarafından hoşnutsuzlukla karşılanabilir.

Her çözümün bir maliyeti olduğunu unutmamak gerekir. Bu maliyet, parasal olduğu gibi zaman veya insan kaynağı olarak da ödenebilir. Çözümün bu maliyete katlanmaya değer olup olmadığına karar verebilmek önemlidir.

Bir soruna sistematik yaklaşmanın ilkelerinden birisi, çözümden önce ve sonra gelişmeleri izlemektir. Çözümün beklenen biçimde oluştuğunu gözlemek, amaçlar gerçekleşmiyorsa gerekli düzeltmeleri yapmak gerekir. Her çözümün yeni sorunlara yol açabileceği düşünülürse, süreci izlemenin önemi kendiliğinden ortaya çıkar.

Genel olarak söylenirse; insanın yaşam içinde karşılaştığı sorunların sadece giysileri birbirinden farklıdır. Farklı görünürler ama içsel olarak yapıları ve özellikleri birbirine benzer. Bu nedenle bir sorunun çözümünde edinilen deneyim, muhtemelen başka problemlerin çözümünde de yararlı olacaktır.